Un oficio formal es un documento utilizado para la comunicación entre particulares, empresas o instituciones. Generalmente es usado como solicitud o medio de información o reclamación. El lenguaje que se utiliza debe ser breve.
Este documento tiene una estructura fija conformada por cinco elementos: lugar y fecha, asunto, datos del destinatario, cuerpo del texto y firma. El cuerpo del texto se divide en tres partes: introducción, desarrollo y despedida.
Antes de empezar a redactar un oficio formal es necesario que se cuente con la información completa acerca del destinatario, el asunto y la intención del emisor.
1.Escriba el lugar y fecha como información inicial del documento. Este dato se colocan al margen derecho de la hoja.
2.Redacte el asunto de su oficio. El asunto es una síntesis del motivo del documento. Sintetice el motivo en una oración corta. Al igual que el lugar y fecha, el asunto se coloca al margen derecho de la hoja.
3.Escriba los datos completos del destinatario del documento, incluyendo el nombre completo del receptor y la empresa o institución de la que es parte. La información del destinatario se coloca al margen izquierdo del documento, colocando cada dato en una línea distinta. Al final puede incluirse la palabra “PRESENTE”.
4.Redacte el cuerpo del oficio. En la introducción presente a quien o quienes emiten el documento. En el desarrollo manifieste ampliamente el motivo del texto, es decir, explique el asunto que se especificó al inicio del oficio. Además, exponga la intención con la que escribe. Finalice la sección con una despedida hacia su destinatario.
5.Concluya integrando su nombre y firma. Antes de estos datos puede incluirse la referencia “ATENTAMENTE”
sábado, 20 de septiembre de 2014
lunes, 8 de septiembre de 2014
tarea No 5:Comunicacion Organizacional e Informacion formal e informal
Qué es la comunicación organizacional:
La comunicación organizacional consiste en el proceso de
emisión y recepción de mensajes dentro de una compleja organización. Dicho
proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la
organización, o externo (por ejemplo, entre organizaciones). Si la organización
se trata de una empresa, la comunicación distingue tres sistemas:
Operacionales, se refiere a tareas u operaciones.
Reglamentarios, órdenes e instrucciones.
Mantenimiento, relaciones públicas, captación y publicidad.
Si ampliamos la concepción de comunicación, comunicación
organizacional también puede ser entendida como el proceso de producción,
circulación y consumo de significados entre una organización y sus públicos.
La comunicación organizacional puede dividirse en:
Comunicación Interna: cuando los programas están dirigidos al personal de la
organización (directivos, gerencia media, empleados y obreros). Se define como
el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la
creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a
través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantenga
informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de
los objetivos organizacionales. Comunicación Externa: cuando se dirigen a los
diferentes públicos externos de la organización (accionistas, proveedores,
clientes, distribuidores, autoridades gubernamentales, medios de comunicación,
etc.). Se define como el conjunto de mensajes emitidos por cualquier
organización hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o
mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o a promover
sus productos y servicios
Comunicación Formal: Es la propia organización la que
establece las vías de comunicación siguiendo los niveles jerárquicos y los
protocolos establecidos. Se emplea para transmitir órdenes e instrucciones, o
cuestiones relacionadas con el trabajo.
Comunicación Informal: Es la que surge espontáneamente entre los miembros de
una empresa movidos por la necesidad de comunicarse, sin seguir los cauces
oficiales, lo cual permite agilizar muchos trámites, y en ocasiones permite
obtener información adicional.
lunes, 1 de septiembre de 2014
tarea no.4:Tipos de barreras de comunicación
Barreras Físicas.
Barreras Fisiológicas.
Son las circunstancias que se presentan no en las personas,
sino en el medio ambiente y que impiden una buena comunicación: ruidos,
iluminación, distancia, falla o deficiencia de los medios que se utilizan para
transmitir un mensaje: teléfono, micrófono, grabadora, televisión, etc.
Barreras Semánticas.
Tienen que ver con el significado de las palabras; cuando no
precisamos su sentido, éstas se prestan a diferentes interpretaciones y así el
receptor no interpreta lo que dijo el emisor, sino lo que su contexto cultural
le indica. Por ejemplo, si una persona hace un pedido y dice que lo quiere
"lo más pronto posible", esto puede tener diferentes significados,
desde la persona que lo entiende como "inmediatamente", hasta la que
lo entiende como "rápido pero no es tan urgente".
Impiden emitir o
recibir con claridad y precisión un mensaje, debido a los defectos fisiológicos
del emisor o del receptor. Tales defectos pueden afectar cualquiera de los
sentidos. Ya sea en forma total o parcial. Por ejemplo: Alteración de aquellos
órganos que constituyen los sentidos, deficiencia en la escritura, lectura,
escuchar a través de la música o sonidos fuertes.
Barreras Psicológicas.
Representan la
situación psicológica particular del emisor o receptor de la información,
ocasionada a veces por agrado o rechazo hacia el receptor o emisor, según sea
el caso, o incluso al mensaje que se comunica; la deficiencia o deformación
puede deberse también a estados emocionales (temor, odio, tristeza, alegría) o
a prejuicios para aprobar o desaprobar lo que se le dice, no lea lo que está
escrito, no entienda o no crea lo que oye o lee.
Barreras Administrativas.
Las barreras pueden
ser por la falta de planeación, supuestos no aclarados, distorsiones
semánticas, expresión deficiente, pérdida en la transmisión y mala retención,
escuchar mal y evaluación prematura, comunicación impersonal, desconfianza,
amenaza y temor; periodo insuficiente para ajustarse al cambio; o sobrecarga de
información.
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