Este documento tiene una estructura fija conformada por cinco elementos: lugar y fecha, asunto, datos del destinatario, cuerpo del texto y firma. El cuerpo del texto se divide en tres partes: introducción, desarrollo y despedida.
Antes de empezar a redactar un oficio formal es necesario que se cuente con la información completa acerca del destinatario, el asunto y la intención del emisor.
1.Escriba el lugar y fecha como información inicial del documento. Este dato se colocan al margen derecho de la hoja.
2.Redacte el asunto de su oficio. El asunto es una síntesis del motivo del documento. Sintetice el motivo en una oración corta. Al igual que el lugar y fecha, el asunto se coloca al margen derecho de la hoja.
3.Escriba los datos completos del destinatario del documento, incluyendo el nombre completo del receptor y la empresa o institución de la que es parte. La información del destinatario se coloca al margen izquierdo del documento, colocando cada dato en una línea distinta. Al final puede incluirse la palabra “PRESENTE”.
4.Redacte el cuerpo del oficio. En la introducción presente a quien o quienes emiten el documento. En el desarrollo manifieste ampliamente el motivo del texto, es decir, explique el asunto que se especificó al inicio del oficio. Además, exponga la intención con la que escribe. Finalice la sección con una despedida hacia su destinatario.
5.Concluya integrando su nombre y firma. Antes de estos datos puede incluirse la referencia “ATENTAMENTE”
No hay comentarios:
Publicar un comentario